Parkinsonliitto ry on valtakunnallinen liikehäiriösairaiden ja heidän läheistensä etujärjestö

 

Koulutus- ja tapahtumarekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste. Laatimispäivä 29.4.2021

1. Rekisterinpitäjä

Parkinsonliitto ry
PL 905, 20101 Turku
p. 02 274 0400
parkinsonliitto@parkinson.fi
y-tunnus 0767468–1

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Päivi Niemi
p. 040 534 2942
paivi.niemi@parkinson.fi

3. Rekisterin nimi

Koulutus- ja tapahtumarekisteri

4. Tietosuojavastaava
Päivi Niemi
p. 040 534 2942
paivi.niemi@parkinson.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Parkinsonliiton järjestämien koulutusten ja tapahtumien hallintaan. Tapahtumaviestintään osallistujille ja hakijoille sekä laskutukseen tapahtumien ja osallistujien tilastointiin ja raportoimiseen.
Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn nimenomainen suostumus.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Parkinsonliitto kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä selosteessa mainittujen käyttötarkoitusten kannalta.
Nämä henkilötiedot voivat kuulua seuraaviin henkilötietoryhmiin: rekisteröidyn henkilö- ja yhteystiedot: nimi, osoitetiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ruokavalio, jäsenyhdistys, diagnoosi, muut lisätiedot, jotka henkilö itse haluaa koulutuksen tai tapahtuman järjestäjille kertoa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään. koulutus- ja tapahtumailmoittautumiset tulevat pääsääntöisesti tapahtumanhallinnan välityksellä sähköisesti. Osa ilmoittautumisista tai hakemuksista voi tulla sähköpostilla tai puhelimitse, jolloin tiedot siirretään kyseisessä tapahtumassa käytettävään sähköiseen järjestelmään.

8. Tietojen luovutukset ja siirrot

Tapahtumienhallintaa ja palautteiden keraamiseen käytetään webropol kysely- ja raportointisovellusta. Webropol-sovelluksella kerättyjä tietoja ylläpidetään Webropol Oy:n omilla tietoturvatuilla ohjelmistopalvelimilla.

Osallistujan tiedoista nimi, ruokavalio, luovutetaan ilmoittautumisen yhteydessä majoitus- ja ravintolapalveluista vastaavalle palveluntuottajalle. Tarvittaessa tietoja luovutetaan Opintokeskus Sivikselle avustuksen hakemista varten tai muulle yhteistyökumppanille tapahtuman järjestämistä varten. Muutoin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Raportit ja tilastotiedot tapahtumista sisältävät tiedot osallistujista ja saaduista palautteista tunnistamattomina.

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA alueen ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Parkinsonliitto käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla kaikissa tilanteissa pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja.
Liiton henkilöstöllä on käyttöoikeudet webropol kysely- ja raportointisovellukseen. Jokaisella käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Pääkäyttäjiä ovat nimetyt henkilöt, joilla on pääsy tarvittaessa kaikkiin tietoihin. Webropolin sisältämät henkilötiedot ovat käytössä ainoastaan kyseisen tapahtuman henkilötietoja työssään tarvitsevilla henkilöillä.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Parkinsonliiton kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain nimenomaisten salassapitositoumusten mukainen vaitiolovelvollisuus tietosuojan piirissä olevista asioista.

Säilytämme tapahtumaan tai koulutuksen järjestämiseen liittyviä henkilötietoja kyseisen tapahtuman ajan ja joka tapauksessa siihen asti, kunnes tapahtumaan liittyvät mahdolliset maksusuoritukset tai muut hallinnolliset toimenpiteet on tehty.

Manuaalista aineistoa, esimerkiksi tulostettuja osallistuja- ja ilmoittautujalistauksia, säilytetään ainoastaan tapahtuman tai koulutuksen järjestämisen edellyttämän ajan, minkä jälkeen ne tuhotaan välittömästi.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista ilman aiheetonta viivytystä, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröity voi muuttaa tai perua aiemmin antamaansa suostumusta henkilötietojensa käsittelyyn.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti 2. kohdassa nimetyille yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen pyyntöön vastaamista. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä, mutta viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. tämä tietosuojaseloste on laadittu 29.4.2021.